Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chi phí thường được xác định theo số mét giá tài liệu và mức độ hoàn thiện của hồ sơ. Tài liệu rời, lẫn nhiều năm hoặc chưa được phân loại sẽ có khối lượng công việc khác với tài liệu đã được sắp xếp sơ bộ.

Sau khi khảo sát, HT DATA sẽ bóc tách từng hạng mục và lập dự toán theo khối lượng thực tế, yêu cầu nghiệp vụ và điều kiện thi công của đơn vị.

Không. HT DATA có thể bố trí nhân sự và thiết bị để chỉnh lý ngay tại trụ sở của đơn vị.

Với tài liệu được phép đưa ra ngoài, hai bên có thể lựa chọn triển khai tại trung tâm vận hành của HT DATA. Hình thức giao nhận, vận chuyển và bảo mật sẽ được thống nhất trước khi thực hiện.

Có. Tài liệu thường được chia thành từng lô để vừa thi công vừa duy trì khả năng tra cứu.

Khi đơn vị cần sử dụng một hồ sơ đang được xử lý, nhân sự dự án sẽ xác định vị trí và thực hiện giao nhận theo quy trình đã thống nhất. Thời gian cung cấp phụ thuộc vào quy mô dự án và mức độ khẩn cấp của yêu cầu.

HT DATA sẽ đánh giá tình trạng tài liệu trong quá trình khảo sát và tách riêng những hồ sơ cần xử lý đặc biệt.

Các công việc như vệ sinh, làm phẳng, khử nấm mốc, kiểm soát côn trùng hoặc phục hồi tài liệu sẽ được đề xuất thành hạng mục riêng khi cần. Không tự ý can thiệp vào tài liệu hư hỏng khi chưa có phương án được đơn vị chấp thuận.

Không bắt buộc. Chỉnh lý giúp tài liệu được phân loại, lập hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu ngay cả khi đơn vị chưa số hóa.

Tuy nhiên, thực hiện chỉnh lý trước sẽ giúp quá trình số hóa sau đó chính xác và tiết kiệm hơn vì tài liệu đã có cấu trúc, thứ tự và thông tin hồ sơ rõ ràng.