Kết hợp nghiệp vụ lưu trữ với công nghệ số
HT DATA cung cấp dịch vụ chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý hồ sơ cho cơ quan, tổ chức. Mỗi dự án được triển khai bởi đội ngũ nghiệp vụ am hiểu tài liệu lưu trữ và đội ngũ công nghệ trực tiếp phát triển các công cụ xử lý, kiểm tra và khai thác dữ liệu.
Từ hồ sơ giấy đến dữ liệu bàn giao, toàn bộ quá trình được kiểm soát theo từng lô, có người chịu trách nhiệm và có căn cứ nghiệm thu.
Nhóm đơn vị HT DATA phục vụ
HT DATA xây dựng phương án theo đặc điểm hồ sơ, yêu cầu nghiệp vụ và điều kiện triển khai của từng nhóm đơn vị.
UBND tỉnh, huyện, xã
Hồ sơ hành chính của Văn phòng UBND, các Sở, ban, ngành và UBND cấp cơ sở.
Cơ quan Đảng
Tài liệu phông lưu trữ của Tỉnh ủy, Huyện ủy, Đảng ủy và các cơ quan tham mưu.
Tòa án
Hồ sơ vụ án hình sự, dân sự và hành chính đã kết thúc, cần số hóa và tổ chức tra cứu.
Cơ quan nhà nước khác
Ban quản lý dự án, đơn vị sự nghiệp công lập, cơ quan chuyên môn và tổ chức ngành dọc tại địa phương.
Hai đội ngũ cùng tham gia một dự án
Nghiệp vụ chính xác và công nghệ phù hợp phải được triển khai đồng thời. Vì vậy, các dự án của HT DATA luôn có sự phối hợp giữa đội ngũ nghiệp vụ và đội ngũ công nghệ.
Đội ngũ nghiệp vụ
- Khảo sát hiện trạng và bóc tách khối lượng tài liệu.
- Xây dựng phương án phân loại, lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản.
- Chỉnh lý, biên mục và kiểm tra sản phẩm theo từng lô.
- Phối hợp với đơn vị trong quá trình giao nhận và nghiệm thu.
Đội ngũ công nghệ
- Phát triển phần mềm số hóa, tra cứu và quản lý hồ sơ.
- Ứng dụng AI để nhận dạng, trích xuất dữ liệu và hỗ trợ phân loại tài liệu.
- Xây dựng công cụ theo dõi tiến độ, đối soát và kiểm soát chất lượng.
- Tích hợp dữ liệu với hạ tầng và hệ thống hiện có của đơn vị.
Ứng dụng AI trong xử lý tài liệu
AI được sử dụng để tự động hóa những công việc có khối lượng lớn, đồng thời đưa các trường hợp chưa chắc chắn về cho nhân sự kiểm tra.
Nhận dạng nội dung
OCR và ICR hỗ trợ chuyển nội dung trên ảnh quét thành văn bản có thể tìm kiếm.
Trích xuất mục lục
Hệ thống nhận diện các trường như số, ký hiệu, ngày văn bản, trích yếu, cơ quan ban hành và người ký.
Nhận diện biểu mẫu
Các mẫu tài liệu có cấu trúc cố định được nhận diện và bóc tách dữ liệu tự động.
Kiểm tra theo độ tin cậy
Dữ liệu có độ tin cậy thấp được đưa vào hàng chờ để nhân sự đối chiếu với bản quét trước khi bàn giao.
Phần mềm được phát triển và nâng cấp thường xuyên
HT DATA trực tiếp phát triển các phần mềm phục vụ số hóa, tra cứu và quản lý hồ sơ. Sản phẩm được cập nhật dựa trên yêu cầu triển khai thực tế, thay đổi nghiệp vụ và phản hồi từ người sử dụng.
- Bổ sung tính năng theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị.
- Cải tiến khả năng nhận dạng và trích xuất dữ liệu bằng AI.
- Tối ưu tốc độ xử lý đối với khối lượng hồ sơ lớn.
- Nâng cấp chức năng phân quyền, nhật ký thao tác và sao lưu.
- Hỗ trợ triển khai trên hạ tầng của đơn vị hoặc theo mô hình HT DATA vận hành.
Nguồn lực triển khai
Nguồn lực được bố trí theo khối lượng, loại tài liệu, yêu cầu tiến độ và địa điểm thực hiện của từng dự án.
Nhân sự triển khai
Hơn 100 nhân sự
Cơ sở vận hành
3 cơ sở xử lý và vận hành
Khung giờ sản xuất
Có thể tổ chức hai ca từ 6 giờ đến 20 giờ
Khổ tài liệu
Từ A0 đến A5, hồ sơ đóng gáy và bản vẽ khổ lớn
Năng lực số hóa
Hơn 4.000 trang A4 mỗi ngày
Công nghệ
AI, OCR, ICR, OMR và các phần mềm do HT DATA phát triển
Cơ sở vận hành
HT DATA tổ chức khu vực tiếp nhận, xử lý và lưu giữ tài liệu phù hợp với từng loại dự án.
Khu vực lưu giữ có kiểm soát
Khu vực lưu giữ có kiểm soát
Tài liệu được quản lý theo vị trí, mã lô và tình trạng bàn giao; việc ra vào được kiểm soát.
Khu vực số hóa
Khu vực số hóa
Thiết bị được bố trí theo khổ và tình trạng tài liệu, từ hồ sơ A5 đến bản vẽ khổ A0.
Khu vực chỉnh lý và nhập dữ liệu
Khu vực chỉnh lý và nhập dữ liệu
Nhân sự thực hiện phân loại, lập hồ sơ, biên mục và nhập phiếu tin theo từng lô công việc.
Kiểm soát chất lượng
Mỗi lô tài liệu được theo dõi từ khi tiếp nhận đến khi nghiệm thu và bàn giao.
Quy trình được thống nhất trước khi triển khai
Phương án phân loại, trường dữ liệu, cách kiểm tra và tiêu chí nghiệm thu được xác nhận trước khi xử lý đại trà.
Người thực hiện và người kiểm tra độc lập
Sản phẩm được kiểm tra bởi nhân sự không trực tiếp thực hiện công đoạn đó.
Nghiệm thu theo từng lô
Đơn vị có thể kiểm tra và nghiệm thu từng phần, hạn chế sai lệch kéo dài đến cuối dự án.
Theo dõi tiến độ trên phần mềm
Khối lượng đã nhận, đang xử lý, cần kiểm tra và đã hoàn thành được cập nhật theo từng lô.
An toàn và bảo mật
Các biện pháp bảo mật được áp dụng theo yêu cầu của từng đơn vị và mô hình triển khai.
- Khu vực làm việc được kiểm soát ra vào và giám sát theo quy định.
- Nhân sự ký cam kết bảo mật và được phân quyền theo nhiệm vụ.
- Hồ sơ được theo dõi bằng mã lô, mã hộp và nhật ký thao tác.
- Thiết bị cá nhân bị hạn chế trong khu vực xử lý tài liệu.
- Dữ liệu trung gian được quản lý và xử lý sau nghiệm thu theo thỏa thuận.
- Cán bộ của đơn vị có thể giám sát tại địa điểm thi công.
Chứng nhận đang duy trì
ISO/IEC 27001:2022
Hệ thống quản lý an toàn thông tin.
ISO/IEC 20000-1:2018
Hệ thống quản lý dịch vụ công nghệ thông tin.
ISO 9001 và ISO 15489
Quản lý chất lượng và quản lý hồ sơ, tài liệu.
ISO 14001 và ISO 45001
Quản lý môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Trao đổi về nhu cầu của đơn vị
Cung cấp loại hồ sơ, khối lượng dự kiến và yêu cầu triển khai để HT DATA đề xuất phương án phù hợp.