Quản lý và lưu trữ hồ sơ

Không. HT DATA có thể tổ chức và quản lý hồ sơ ngay tại kho của đơn vị, lưu trữ tại trung tâm của HT DATA hoặc kết hợp hai hình thức.

Phương án phù hợp phụ thuộc vào diện tích kho, tần suất khai thác, yêu cầu bảo mật và quy định quản lý tài liệu của đơn vị.

Có. Hồ sơ được kiểm đếm và xử lý theo từng khu vực hoặc từng lô để hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động thường xuyên.

Những hồ sơ cần sử dụng trong quá trình triển khai được xác định vị trí và giao nhận theo quy trình tạm thời đã thống nhất.

Thời gian phụ thuộc vào hình thức lưu trữ, mức độ hoàn thiện của danh mục, vị trí hồ sơ và yêu cầu giao nhận.

Sau khi hồ sơ đã được mã hóa đầy đủ, người dùng có thể tra cứu vị trí trên phần mềm. Thời gian cung cấp và phương thức bàn giao sẽ được quy định trong thỏa thuận dịch vụ.

Có. Phần mềm có thể quản lý thông tin mô tả của hồ sơ, vị trí bản giấy trong kho và liên kết với file số tương ứng.

Quyền xem file, quyền yêu cầu mượn bản giấy và lịch sử sử dụng được cấu hình theo vai trò của từng người dùng.

Tài liệu có dấu hiệu hư hỏng sẽ được tách khỏi khu vực lưu trữ chung để hạn chế lây lan. HT DATA sẽ đánh giá tình trạng và đề xuất phương án vệ sinh, kiểm soát côn trùng hoặc xử lý chuyên môn phù hợp.

Việc xử lý chỉ được thực hiện sau khi đơn vị chấp thuận phạm vi và phương pháp áp dụng.